Comunicación personalizada en Word
¿Cuántas veces te has enfrentado a la creación de un mismo documento en Word en el que varían los datos de destinatario o algunos elementos del texto? Te descubrimos las potentes opciones escondidas tras la pestaña Correspondencia de Word 2007, que te permitirán ser más eficiente en la generación de documentos
En primer lugar, hay que explicar que las operaciones de combinación de correspondencia implican la interrelación de dos partes principales: por un lado, un documento principal; por otro, una fuente de datos variables. El documento puede ser una carta, un sobre, etiquetas, un mensaje de correo electrónico, etc. En cuanto a la fuente de datos variables, podrían ser tus contactos de Outlook, una tabla con precios y nombres de productos en Word, una hoja de cálculo Excel o base de datos de Access con cualquier otra información.
La idea detrás de todo esto es facilitar a aquellos usuarios que mandan o comparten información comercial el envío e impresión personalizados, sin tener que realizar ese proceso tan tedioso «a mano», sobre todo si se trata de varios cientos de clientes contenidos en una base de datos.
Paso 1
Documentos que vamos a combinar
Lo primero que debes haces es crear la carta que deseas combinar para correspondencia. Una vez listo el documento, dentro de la pestaña Correspondencia, si haces clic en el desplegable Iniciar combinación de correspondencia, podrás elegir sobre qué tipo de documento deseas trabajar: cartas, mensaje de correo electrónico, sobres, etiquetas, directorio o documento normal de Word.
Paso 2
Definición de destinatarios
Dentro del grupo de herramientas Iniciar combinación de correspondencia, el desplegable Seleccionar destinatarios permite escoger entre tres opciones. Si la información variable todavía no existe, elige Escribir Nueva Lista. Verás que se abre la ventana Nueva lista de direcciones, en la que puedes introducir los datos variables que se integrarán en el documento base sobre el que estás trabajando. Debes rellenar los campos que consideres oportunos para proceder a una correcta automatización. Si pulsas Nueva entrada, crearás un nuevo registro en tu lista de destinatarios. También puedes crear nuevos campos que se ajusten a tus necesidades y alterar su orden con la opción Personalizar columnas.
La segunda opción que puedes elegir es Usar lista existente. Si ya dispones de una creada con anterioridad, por ejemplo la lista de contactos comerciales en un documento Excel, base de datos Access o tabla de Word, podrás importar desde ahí los datos dinámicos sobre el documento de origen. La tercera opción es Seleccionar desde tus contactos de Outlook.
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